BAB 4
MANAJEMEN UMUM
PENGERTIAN MANAJEMEN
Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima fungsi, yaitu :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Pengarahan
4. Pengkoordinasian
5. Pengawasan
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau sebuah lembaga tentu mempunyai tujuan; dan untuk mencapai tujuan tersebut perlulah dibuat perencanaan terlebih dahulu. Secara garis besar, perencanaan ini menggambarkan tentang :
a. Apa
b. Bagaimana
c. Mengapa
d. Kapan akan dilakukan
Setelah perencanaan disusun, baru ditetapakan siapa yang melakukan, bagaimana wewenang, tanggung jawab serta pertanggung jawaban masing-masing kegiatan. Mereka (pelaksana organisasi) terdiri atas orang-orang yang mempunyai berbagai macam kegiatan, kebutuhan serta pola berfikir yang berbeda-beda.
Jadi untuk mencapai tujuan harus ada kegiatan, dalam mana kegiatan-kegiatan yang sama disatukan di dalam suatu wadah yang disebut fungsi. Tentu saja fungsi yang harus dilakukan banyak dan berbeda-beda. Oleh karena itu fungsi-fungsi yang berbeda-beda ini perlu dikoordinasikansedemikian rupa, agar supaya tidak terdapat kontradiksi antara fungsi yang satu dengan yang lainnya untuk menuju ke sasaran yang sama.
Sebuah rencana yang sudah ditetapkan sekarang dimaksudkan untuk dilaksanankan pada waktu-waktu mendatang. Untuk menghilangkan atau menjaga agar penyimpangan yang terjadi tidak terlampau jauh dari rencananya, maka perlulah diadakan pengawasan/pengendalian.
Namun demikian tidaklah berarti bahwa tugas pengawasan hanyalah menjaga agar penyimpangan tidak terlalu jauh melampaui standard yang telah ditetapkan, tetapi mencakup pula kegiatan-kegiatan untuk mencari kemungkinan terjadinya penyimpangan, dan mencegah agar penyimpangan tersebut terjadi.
JENJANG MANAJEMEN
Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah :
a. Manajemen Puncak
Jenjang tertinggi adalah manajemen pncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci, biasanya mempunyai berbagai pengalaman bertahun-tahun. Manajemen puncak bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang hal-hal seperti penggabungan (merger), produk baru, dan pengeluaran saham.
b. Manajemen Madya
Jenjang berikutnya dalam piramida manajemen itu, disebut manajemen madya atau manajemen administratif, meliputi pimpinan pabrik atau manajer divisi. Para manajer ini mempunyai tanggung jawab dalam peyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.
c. Manajemen Operasional
Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam piramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “supervisor garis-pertama” (first-line superfisor), karena mereka bertanggung jawab melkukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.
LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJER
Latar belakang sejarah manajemen yang perkembangannya berawal dari Eropa meskipun secara riil manajemen itu sudah ada sebelumnya di Eropa maupun di benua-benua lain.
Gerakan Manajemen Ilmiah
Perusahaan yang ingin maju selalu berusaha mendapatkan cara-cara yang efisien untuk mengelola produktivitas dan pada saat yang sama menurunkan biaya produksi. Sebelum 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kalinya mempelajari metode kerja.
Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Perancis. Fayol telah memutuskan bahwa majemen itu melibatkan perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengendalian.
Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkannya berjudul The Principles of Scientific Manajement. Dalam bukunya Taylor mengemukakan beberapa prinsip manajemen ilmiah untuk melakukan pekerjaan dengan efisien. Prinsip-prinsip tersebut adalah :
Prinsip 1 : Semua pekerjaan dapat di observasi dan dianalisis guna menentukan satu cara terbaik untuk menyelesaikannya.
Prinsip 2 : Orang yang tepat untuk memangku jabatan dapat dipilih dan dilatih secara ilmiah
Prinsip 3 : Kita dapat menjamin bahwa cara terbaik tersebut diikuti dengan menggaji pemegang jabatan dengan dasar intensif, yaitu menyamakan gaji dengan hasil kerjanya.
Prinsip 4 : Menempatkan manajer dalam perencanaan, persiapan, dan pemeriksaan pekerjaan.
Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis kariernya dari sebagai buruh biasa. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan kurang berarti jika pengelolaannya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis.
Penelitian dan buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun. Ternyata minat masyarakat untuk mempelajari manajemen semakin besar.
SEKOLAH-SEKOLAH TENTANG PEMIKIRAN MANAJEMEN
v Sekolah klasik (Classical School)
Sekolah klasik berawal dengan adanya formasi perusahaan-perusahaan besar. Banyak dari literatur klasik ditulis antara Perang Dunia I dengan Perang Dunia II. Teori klasik mendefinisikan manajement menurut tugas yang dilakukan oleh para manajer. Sekolah klasik telah memberikan saran tentang fungsi-fungsi manajement primer, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian.
v Sekolah Perilaku (Behavioral School)
Sekolah perilaku yang juga disebut leadership, human relations, atau behavioral scienes school of manajement, telah menjadi populer pada tahun 1950-an. Sekolah ini memusatkan perhatian pada aspek kemanusiaan dari manajemen dan menekankan kebutuhan bagi para manajer untuk memahami manusia.
v Sekolah Ilmu Manajemen (Manajement Science School)
Tidak seperti sekolah klasik, yang mengidentifikasikan tugas-tugas manajemen. Sekolah ilmu manajemen ini melibatkan matematik dan statistik. Model-model matematis digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah operasional perencanaan dan pengendalian. Ilmu manajemen merupakan suatu pendekatan kuantitatif yang memberikan alat untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis.
v Analisis Sistem
Sistem adalah suatu unit yang dibentuk dari dua atau lebih bagian-bagian independen yang berinteraksi untuk membentuk sebuah organisme fungsi. Analisis sistem merupakan metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah-masalah bisnis dengan mengidentifikasi bagian-bagian utama dari suatu masalah dan hubungan mereka.
v Manajemen Hasil
Sejak pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di awal tahun 1950-an, manajemen hasil, atau manajemen berdasarkan sasaran (management by objectivies/MBO) telah semakin populer. MBO adalah suatu program untuk meningkatkan motivasi dan pengendalian karyawan. Ini juga merupakan suatu falsafah manajemen yang menunjukan nilai tujuan pelaksanaan.
MBO memusatkan perhatian pada hasil, bukan perilaku yang diperlihatkan oleh karyawan. Anggapan yang ada pada MBO ini adalah bahwa hasil yang dibuat oleh manajer atau karyawan merupakan sesuatu yang penting, bukannya seberapa besar kesibukan mereka.
Adapun keburukannya dapat disebutkan di sini antar lain :
· Untuk beberapa tugas, MBO sulit menentukan tujuan yang tepat.
· MBO hanya akan sukses jika semua pihak mau berpartisipasi.
· MBO seharusnya tidak dipandang sebagai suatu penyelesaian untuk semua masalah manajemen.
· Tujuan-tujuan itu seharusnya layak dan mudah diukur.
PERENCANAAN
Perencanaan merupakan suatu fungsi terpenting diantara semua fungsi-fungsi manajemen yang ada. Ibarat suatu perjalanan dengan menggunakan kapal, perencanaan ini merupakan pedoman yang harus dipakai untuk mengarahkan tujuan kemana kapal tersebut akan dibawa berlayar.
Fungsi perencanaan haruslah dilakukan terlebih dahulu daripada fungsi-fungsi pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan. Ini merupakan salah satu sifat utama dari fungsi perencanaan. Adapun sifat-sifat yang lain dari fungsi perencanaan adalah : sumbangan terhadap tujuan serta efisiensi dari rencana itu sendiri.
v Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan (Objective)
Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat munkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.
b. Kebijakan (Policy)
Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang.
e. Aturan (Rule)
Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur.
f. Program
Program merupakan campran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.
v Kegunaan Perencanaan
Adapun kegunaan daripada perencanaan adalah :
a. Mengurangi Ketidakpastian serta Perusahaan pada Waktu Mendatang.
b. Mengarahkan Perhatian pada Tujuan.
Memperingan Biaya.
c. Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan.
v Langkah-langkah Penyusunan Perencanaan
Langkah-langkah yang harus diambil untuk menyusun suatu perencanaan adalah :
a. Menetapakan Tujuan
b. Menyusun Anggapan-anggapan (Premising)
c. Menentukan Berbagai Alternatif Tindakan
d. Mengadakan Pernilaian terhadap Alternatif-alternatif Tindakan yang Sudah Dipilih
e. Mengambil Keputusan
f. Menyusun Rencana Pendukung
v Jangka Waktu Perencanaan
Menurut jangka waktunya, perencanaan dapat dikelompokkan menjadi tiga golongan yakni :
a. Perencanaan jangka panjang
b. Perencanaan jangka menengah
c. Perencanaan jangka pendek
v Faktor-faktor yang Mambatasi Perncanaan
Adanya kelemahan ini disebabkan oleh beberapa faktor yang mempunyai sifat membatasi perencanaan. Faktor-faktor tersebut ialah :
a. Sulitnya Mencari Anggapan Secara Teliti
b. Perubahan yang Sangat Cepat
c. Kekakuan Internal
· Kekakuan Psikhologis
· Kekakuan Karena Adanya Prosedur dan Kebijakan
· Kekakuan Sumber Daya dan Dana
d. Kekakuan Eksternal
e. Waktu dan Biaya
v Pengambilan Keputusan
a. Syarat Pengambilan Keputusan
· Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.
· Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai berserta segala kekurangannya.
· Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis
· Harus bersikap optimis.
b. Alat Pengambilan Keputusan
Untuk mengambil keputusan yang rasional perlu digunakan alat-alat seperti : (1). Operation research, (2). Teori probabilitas, (3). Linear programming.
Selain ketiga macam alat pengambilan keputusan di atas, masih terdapat beberapa teknik yang dipakai untuk memperbaiki pengambilan keputusan pada keadaan yang sifatnya tidak pasti, tetapi masih berada dalam batas-batas kewajaran. Alat-alat tersebut adalah :
a. Analisa Risiko
b. Pohon Keputusan (Decision Tree)
PENGORGANISASIAN
v Pengertian
Pengorganisasian merupakan usaha untuk menyusun komponen-komponen pokok sedemikian rupa, sehingga dapat dipakai sebagai sarana untuk mencapai tujuan. Hubungan-hubngan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk :
a. Hubungan informal
b. Hubungan formal
v Pola Hubungan antar Komponen Organisasi
|
|
|
 |
v Rentangan Kekuasaan
Banyak sedikitnya frekuensi hubungan antara pimpinan dengan bawahan dipengaruhi oleh beberapa faktor, antara lain :
a. Latihan dari Bawahan
b. Pendelegasian Wewenang
c. Perencanaan
d. Teknik Komnikasi
v Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi
Antara lain, adalah :
a. Didasarkan pada suatu angka
b. Didasarkan pada waktu
c. Didasarkan pada fungsi perusahaan
d. Didasarkan pada Luas Daerah Operasi
e. Didasarkan pada Jenis Barang yang Dihasilkan
f. Didasarkan pada Jenis Langganan
v Karakteristik Struktr Organisasi
Setiap bentuk organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :
a. Keseimbangan dalam Organisasi
b. Fleksibel
PENGARAHAN
Merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
v Prinsip-prinsip Pengarahan
a. Prinsip Mengarah Kepada Tujuan
b. Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan
c. Prinsip Kesatuan Komando
v Cara-cara Pengarahan
Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
a. Orientasi
b. Perintah
c. Delegasi Wewenang
v Komunikasi
a. Komunikasi Harus Jelas
b. Prinsip Integritas
c. Prinsip Penggunaan Organisasi Informal
v Motivasi
Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu :
a. Motivasi Positif
b. Motivasi Negatif
PENGKOORDINASIAN
v Prinsip-prinsip Koordinasi
Dalam mengadakan koordinasi diperlukan suatu pegangan yang berupa prinsip-prinsip. Koordinasi antar bagian dan antar individu didalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :
a. Prinsip Kontak langsung
b. Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi
c. Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada
v Pelaksanaan Fungsi Koordinasi
Untuk melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menemph dua cara, yaitu :
a. Menjamin bahwa kondisi langsung dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terlaksananya koordinasi.
b. Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.
PENGAWASAN
v Pengertian
Merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadinya penyimpangan.
v Langkah-langkah Pengawasan
Langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan adalah :
a. Menciptakan Standard
b. Membandingkan Kegiatan yang Dilakukan dengan Standard
c. Melakukan Tindakan Koreksi
v Syarat-syarat Pengawasan yang Baik
Untuk menjalankan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat, yakni :
a. Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
b. Harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera.
c. Harus mempunyai pandangan kedepan.
d. Harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang digunakan.
e. Harus luwes atau fleksibel
f. Harus serasi dengan pola organisasi
g. Harus ekonomis
h. Harus mudah dimengerti
i. Harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.
Sumber : Pengantar Bisnis Modern (Pengantar Ekonomi Perusahaan Modern), Edisi ketiga.
Oleh : DR. BASU SWASTHA DH., SE., MBA
IBNU SUKOTJO W. SE.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar